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单证审核

文章来源:宁波会计培训  作者:by001  点击次数:   更新时间:2014/3/30

单证审核指南(对已缮制的单证的审核)
  单证的审核是对已经缮制,备妥的单据对照信用证(在信用证付款情况下)或合同(非信用证付款方式)的有关内容进行单单,单证的及时地检查和核对,发现问题,及时更正,达到安全收汇的目的.
  
  一、单证审核的基本方法 :
  纵向审核法
  是指以信用证或合同(在非信用证付款条件下)为基础对规定的各项单据进行一一审核,要求有关单据的内容严格符合信用证的规定,做到“单,证相符“
  横向审核法
  在纵向审核的基础上,以商业发票为中心审核其他规定的单据,使有关的内容相互一致,做到“单,单相符”。
  
  二、单证审核的重点
  (一)综合审核的要点:
  检查规定的单证是否齐全包括所需单证的份数.
  检查所提供的文件名称和类型是否符合要求.
  有些单证是否按规定进行了认证.
  单证之间的货物描述,数量,金额,重量,体积,运输标志等是否一致.
  单证出具或提交的日期是否符合要求.
  (二)分类审核的要点:
  汇票
  汇票的付款人名称、地址是否正确;
  汇票上金额的大、小写必须一致;
  付款期限要符合信用证或合同(非信用证付款条件下)规定;
  检查汇票金额是否超出信用证金额,如有信用证金额前有“大约”一词可按10%的增减幅度掌握;
  出票人、受款人、付款人都必须符合信用证或合同(非信用证付款条件下)的规定;
  币制名称应信用证和发票上的相一致。
  出票条款是否正确如出票所根据的信用证或合同号码是否正确。
  是否按需要进行了背书。
  汇票是否由出票人进行了签字。
  汇票份数是否正确如“只此一张”或“汇票一式二份有第一汇票和第二汇票”
   
  2.商业发票
  抬头人必须符合信用证规定;
  签发人必须是受益人;
  商品的描述必须完全符合信用证的要求;
  商品的数量必须符合信用证的规定;
  单价和价格条件必须符合信用证的规定;
  提交的正副本份数必须符合信用证的要求;
  信用证要求表明和证明的内容不得遗漏。
  发票的金额不得超出信用证的金额,如数量、金额均有“大约”,可按10%的增减幅度掌握。
   
  3.保险单据
  保险单据必须由保险公司或其代理出具;
  投保加成必须符合信用证的规定;
  保险险别必须符合信用证的规定并且无遗漏;
  保险单据的类型应与信用证的要求相一致,除非信用证另有规定,保险经纪人出具的暂保单银行不予接受;
  保险单据的正副本份数应齐全,如保险单据注明出具一式多份正本,除非信用证另有规定,所有正本都必须提交;
  保险单据上的币制应与信用证上的币制相一致;
  包装件数、唛头等必须与发票和其他单据相一致;
  运输工具、起运地及目的地,都必须与信用证及其他单据相一致;
  如转运,保险期限必须包括全程运输;
  除非信用证另有规定,保险单的签发日期不得迟于运输单据的签发日期;
  除信用证另有规定,保险单据一般应作成可转让的形式,以受益人为投保人,由投保人背书。
   
  4.运输单据
  运输单据的类型须符合信用证的规定;
  起运地、转运地、目的地须符合信用证的规定;
  装运日期/出单日期须符合信用证的规定;
  收货人和被通知人须符合信用证的规定;
  商品名称可使用货物的统称。但不得与发票上货物说明的写法相抵触;
  运费预付或运费到付须正确表明;
  正副本份数应符合信用证的要求;
  运输单据上不应有不良批注;
  包装件数须与其他单据相一致;
  唛头须与其他单据相一致;
  全套正本都须盖妥承运人的印章及签发日期章;
  应加背书的运输单据,须加背书。
   
  5.其他单据如装箱单、重量单、产地证书、商检证书等,均须先与信用证的条款进行核对,再与其他有关单据核对,求得单、证一致,单、单一致。
  
  三、常见差错
  汇票大、小写金额打错;
  汇票的付款人名称、地址打错;
  发票的抬头人打错;
  有关单据如汇票/发票/保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定;
  发票上的货物描述不符合信用证的规定;
  多装或短装;
  有关单据的类型不符合信用证要求;
  单单之间商品名称/数量/件数/唛头/毛净重等不一致;
  应提交的单据提交不全或份数不足;
  未按信用证要求对有关单据如发票/产地证等进行认证;
  漏签字或盖章;
  汇票/运输提单/保险单据上未按要求进行背书;
  逾期装运;
  逾期交单。
  
  四、有问题单据的具体处理
  对有问题的单据必须进行及时更正和修正。否则,将影响安全收汇。在规定的效期和交单期内,将有问题的单据全部改妥。
  有些单据由于种种原因不能按期更改或无法修改,可以向银行出具一份保函(通常称为担保书),保函中交单人要求银行向开证行寄单并承诺如果买方不接受单据或不付款,银行有权收回已偿付给交单人的款项。对此银行方面可能会接受。不过最好不要这样做。因为出具保函后,收不到货款的风险依然存在。同时要承担由此产生的其他费用。交单人向银行出具保函一般应事先与客户联系并取得客人接受不符单据的确认文件。
  请银行向开证行拍发要求接受不符点并予付款的电传(俗称“打不符电”)。有关银行在收到开证银行的确认接受不符单据的电传后再行寄送有关单据,收汇一般有保证,此种方式可以避免未经同意盲目寄单情况的发生。但要求开证行确认需要一定的时间同时要冒开证行不确认的风险并要承担有关的电传费用.
  改以托收方式。由于单据中存在不符点,原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用,如果客人信用较好且急需有关文件提取货物,为减少一些中间环节可采用托收方式。
  上述各项措施主要是从有效控制货物所有权的前提下,以积极,稳妥的方式处理不符合有关规定的单据,避免货款两空情况的发生。因为只要掌握了代表物权的运输单据,买方就不能提取货物的.如果买方仍然需要这批货物,那么买方也会接受有不符点的单据的。 这里必须切记的是,不符单据是有很大风险的,对不符单据的接受与否完全取决于买方。
  
  
  
  信用证常见不符点
  一.信用证过期;
  二.信用证装运日期过期;
  三.受益人交单过期;
  四.运输单据不洁净;
  五.运输单据类别不可接受;
  六.没有"货物已装船"证明或注明"货装舱面";
  七.运费由受益人承担,但运输单据上没有"运费付讫"字样;
  八.启运港、目的港或转运港与信用证的规定不符;
  九.汇票上面付款人的名称、地址等不符;
  十.汇票上面的出票日期不明;
  十一.货物短装或超装;
  十二.发票上面的货物描述与信用证不符;
  十三.发票的抬头人的名称、地址等与信用证不符;
  十四.保险金额不足,保险比例与信用证不符;
  十五.保险单据的签发日期迟于运输单据的签发日期(不合理);
  十六.投保的险种与信用证不符;
  十七.各种单据的类别与信用证不符;
  十八.各种单据中的币别不一致;
  十九.汇票、发票或保险单据金额的大小写不一致;
  二十.汇票、运输单据和保险单据的背书错误或应有但没有背书;
  二十一.单据没有必要签字或有效印章;
  二十二.单据的份数与信用证不一致;
  二十三.各种单据上面的"Shipping Mark"不一致;
  二十四.各种单据上面的货物的数量和重量描述不一致。
  
  
  
  常见的错误出单日期
  汇票日期早于发票日期
  汇票日期早于提单日期
  发票日期晚于交单日
  保单日期晚于提单日期
  箱单日期早于发票日期
  产地证日期晚于提单日期
  检验证书日期晚于提单日期
  出口许可证日期晚于提单日期
  受益人证明或声明日期早于提单日期
  
  
  
  信用证软条款:出口商的陷阱
    在国际贸易支付方式中,跟单信用证使用最为广泛,也一直被视为相当保险的一种交易方式。因此,尽管我国出口贸易也接受国际上普遍应用的多种支付方式,但主要的收汇方式仍然是跟单信用证。为此,我们应对跟单信用证的条款,尤其是软条款深加研究,这样有利于工作操作和安全收汇。
    一. 货物检验证明或货运收据由进口商或开证人授权的人出具和签署,其印鉴应由开证行证实方可议付的条款等等。
    这些条款对受益人来说极为不利,因为进口商或进口商授权人如果不来履行就不能出具检验证书或货运收据,这必然影响货物出运。但是,即使进口商检验并出具了证书或货运收据,如果未经开证行证实,也会造成单证不符。1999年1月,某三资企业将制好的一套单据交来交通银行汕头分行议付,经银行审核,发现其检验证书未按信用证条款要求的经开证行证实。企业得知后,希望把证书再寄给国外进口商,请其要求向开证行证实,但由于往返时间长,如果寄去后再寄回来又会影响交单时间,所以,只好以单证不符寄往国外开证行。由于该客户是老客户,又是资信较好的客商,所以,最后还是把货款收回来了,但是开证行已扣除了50美元的单证不符费和30元的电报费。
    二. 检验证由进口商出具和签署并由受益人会签。同时,其印鉴应与通知行持有的记录相符。
    这种条款对受益人很不利,因为主动权已掌握在对方手里。同时,不仅影响了议付时间,造成了单证不符,而且还影响了银行与企业间的关系。因此,受益人应洽进口商通过开证行来函或来电修改或删除,以便受益人操作和安全及时收汇。
    三. 检验证由某某出具并签署,他们的印鉴必须由通知行证实。
    这个条款对受益人来说也是不利的,而且开证行并没有将印鉴资料寄给通知行,致使通知行无法证实。另外根据ucp500号规定,通知行应遵守合理谨慎的原则,检查其所通知信用证的表面证实性,以保护受益人的权益,因而没有义务审核某某进口商的印鉴。
    四. 票据应出具在有受益人名称的信函笺上,注明全称和地址。
    对于这一条款,有不同的理解。有人认为,发票出具在有受益人名称的信笺上,打上其地址就可以。但也有人认为,即是在受益人的信笺上出具发票,其发票上也要打上受益人名称的全称和地址,不能只打上地址。最近有一家企业按照第一种意见制作单据,即只打上地址,结果国外开证行提出不符。笔者认为,这个条款仍不明确,应向国外开证行询问澄清以便正确制作单据。
    五. 货运收据由进口商或进口商授权的人出具并签署,其印鉴必须与开证行的档案记录相符。
    对于这些条款,受益人不能把握其印鉴是否相符,因此,出口商应洽开证人通过开证行来函或来电报修改或删除,以便安全及时收汇。
    六. 由进口商授权人出具并手签的货运收据。其印鉴必须符合信用证开证行的票据中心的记录。
    对于这个条款,受益人不能把握其印鉴是否符合。因此,应洽改。
    七. 由进口商授权人出具并签署的货运收据,其印鉴必须符合开证行持有的记录。
    对于这个条款,受益人同样不能把握货运收据上的签字和图章与开证行持有的记录相符。因此,应洽额修改。
    这都是一些非正常性条款,也是出口商所不应接受的。众所周知,由于开证人或开证申请人授权人签发检验证这一条款不仅违反了有关进出口商品检验需由一个独立贸易关系人之外的第三者、一个有资格、有权威性的检验专业机构来执行的惯例,而且也违背了跟单信用证统一惯例500号第四条规定:“在信用证业务中,各有关当事人处理的是单据,而不是与单据有关的货物服务或其他行为。”根据惯例,银行不介入买卖或不参与交易,上述条款,开证人授权的代表签字须经本行(开证行)或通知行证实等,意味着银行参与了交易,违背了国际贸易惯例。因此,这种条款,明显是开证申请人与开证行串通一气,坑害出口商的。假设企业所交货物与合同规定完全一致,开证申请人授权的代表也出具了检验证,只要开证申请人勾结银行,指示银行否认该代表是经该行同意的,那么,企业就不能从银行获得货款。为此,为了出口商本身的权益,应加强对信用证条款,尤其是软条款的审核,以便及早发现问题,及时洽进口商通过开证行来函或来电报修改或删除,为顺利出运货物和安全及时收汇铺平道路
  
  
  
  实践中常见的软条款
  信用证暂时不生效,何时生效由银行另行通知。
  信用证规定必须由申请人或其指定的签字人验货并签署质量检验合格证书,才能付款或生效。
  信用证对银行的付款、承兑行为规定了若干前提条件,如货物清关后才支付、收到其他银行的款项才支付等。
  有关运输事项如船名、装船日期、装卸港等须以申请人修改后的通知为准。
  信用证前后条款互相矛盾,受益人无论如何也作不到单单一致。
  但是,尽管具有上述条款的信用证,并不必然就是软条款信用证,如最高人民法院最近公布的一案例〔法公布(2001)第2号〕中,信用证规定:“由申请人发出之货品收据,申请人之签字必须与开证银行持有之签字式样相符。”两审法院都并不认为该条款属于软条款,而认定受益人提交的单据的签字因与银行持有的签字式样不符构成单证不符。
  实践中,由于各当事人之间的交易习惯和经常性做法不一,有些要求对于其他当事人而言,属于软条款,对于另一当事人就不是软条款而是正常做法所要求的条款。因此,判断何谓软条款,尚需要结合当事人的交易习惯和做法予以判断,而不能简单地下结论。前面提及的一些主要的软条款现象,也只是作为一种判断之参考。总之,对于何谓软条款,是需要根据个案而具体问题具体分析。
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